为了便于国际交流档案的及时收集与管理，根据《中南财经政法大学档案管理办法》、《中南财经政法大学部门立卷归档办法》和《中南财经政法大学档案范围、类目设置和保管期限实施办法》，结合本处实际，特制订本办法。
第一条 本处档案实行统一领导、分级管理，以确保档案完整与安全；并根据外事机密制度，做好档案保密工作。
第二条 日常文件资料谁承办谁负责保存，每年年底由各科室按类目设置组卷，交本处兼职档案员统一上交学校档案馆归档。类目设置附后。
第三条 组卷分年度进行。卷内排列要注意排列顺序，要求批复在前，请示在后；正式文件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，历次讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后；文字材料在前，图样在后。
第四条 文字材料应准确可靠。一份文件的印件与定稿、正件与附件均为一件；请示与批复、正本与附件各为一件。
第五条 发生岗位变动时，变动人在工作期间形成的档案材料应全部清理移交给接收人。
第六条 本办法自公布之日起执行。

附： 档案范围和类目设置

范围：WS11 外事综合
序号 类目名称
1、 上级关于外事工作的文件材料
2、 本校外事工作的文件、规章制度、计划、总结、简报等材料
3、 外事工作统计报表、重要外事活动照片及底片、录像、录音、光盘
4、 外事工作会议材料

范围：WS12 出国（境）
序号 类目名称
1、 上级对出国（境）人员的有关文件材料
2、 出国（境）人员考察、访问、进修、讲学计划、工作汇报等材料
3、 出国（境）考察、访问、进修、讲学人员的申请报告、审批材料、
推荐信、邀请信、讲稿、研究成果论文、各类证书（影印件）
4、 出国（境）参加国际学术会议人员的申请报告、申请表、审批材料、
参加国际学术会议论文
5、 每年出国考察、访问、讲学、进修情况统计表
6、 国际比赛、竞赛

范围：WS13 来校
序号 类目名称
1、 上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和往来函件
2、 本校邀请国（境）外专家、学者、教师来校参观、交流、访问、讲学的请示、批复、审批材料、邀请函、到职通知书、情况汇报、总结等材料
3、 外籍专家、学者、教师来校讲学的名单及有关教学、学术活动资料、管理资料（含合同、酬金等）
4、 国（境）外党政官员、各界人士来校参观访问的文件资料
5、 国际比赛、竞赛

范围：WS14 国际合作与会议
序号 类目名称
1、 本校与国（境）外学校团体建立校际合作关系的请示、批复、合同
或协议、项目纪要材料、备忘录、重要来往函件
2、 完成的国际合作项目、成果等材料
3、 授予外籍人士明月称号的报告、批复、登记表、外宾名册
4、 双方互赠的礼品、纪念品登记册
5、 国（境）外高校、团体、专家及知名人士的贺电、贺信及礼节性往
来信函等材料

范围：WS15 外国留学生工作
序号 类目名称
1、 本校录取外国留学生审批材料
2、 留学生入学登记表、新生名册
3、 留学生学籍管理的规定、制度等文件材料
4、 留学生的成绩总册
5、 留学生的奖励材料
6、 留学生领取毕业证书、学位证书名册
7、 留学生毕业登记表及毕业名册
8、 留学生去向及有关材料
9、 来校进修、短期培训班的国（境）外人士的有关材料

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　2003年9月11日